PRO Regeling

De PRO regelingen zijn bedoeld ter ondersteuning en versterking van het Haagse kunstklimaat.

Er zijn verschillende PRO regelingen:
• Kunstprojecten
• Onderzoek
• Kunstprogramma
• Invest

Indiening PRO-aanvraag
Aanvragen voor PRO regelingen kunnen op vooraf vastgestelde data in het jaar worden ingediend. Een jaarplanning met daarin de sluitingsdata voor de betreffende regelingen is te vinden in de zijkolom op deze webpage. Voor elk van de afzonderlijke PRO regelingen gelden inhoudelijke voorwaarden. Zie de toelichting op de verschillende PRO regelingen voor een beschrijving van de doelgroep, het kader, de vereiste informatie en de beoordelingscriteria. Daarnaast gelden formele criteria voor de aanlevering van de aanvraag en documentatie.

Begroting
Begrotingen voor PRO-aanvragen dienen te worden opgesteld op basis van een modelbegroting. Deze is te vinden op de website van Stroom. In de begroting worden de begrote baten en lasten ingevuld, en wordt aangegeven welke begrote kosten zullen worden gedekt door de gevraagde PRO-regeling. Het is belangrijk dat de opgevoerde kosten en het dekkingsplan redelijk en realistisch zijn en dat er sprake is van een aantoonbaar tekort zodat een financiële bijdrage van Stroom noodzakelijk is. Voor omvangrijke projecten (zoals grote tentoonstellingen/ manifestaties/ festivals), of waarbij de aanvrager voor een deelproject bij Stroom aanvraagt, dient, naast de modelbegroting van het deelproject, ook de totale begroting van het project te worden aangeleverd. Ook het financiële eindverslag na afronding van een toegekend project wordt opgesteld op basis van deze modelbegroting. Door de werkelijke baten en lasten in te vullen, in de tweede kolom, kunnen het oorspronkelijke plan en de realisatie met elkaar worden vergeleken.

Richtlijn kunstenaarshonorarium
Stroom onderschrijft de richtlijn kunstenaarshonorarium en wil het gebruik hiervan stimuleren (www.kunstenaarshonorarium.nl). Daarom zal Stroom bij de beoordeling van projectaanvragen bekijken of de richtlijn is toegepast.

Hoogte financiële bijdrage
Voor de PRO regelingen geldt een maximum toe te kennen bedrag, dat per regeling verschilt en aan bepaalde voorwaarden gebonden is. Bij een aanvraag voor PRO Kunstprojecten en PRO Kunstprogramma boven de € 5.000 is cofinanciering noodzakelijk. De cofinanciering dient een substantieel bedrag van de totale begroting te dekken en beslaat minimaal 30% van het dekkingsplan.

Advies
Stroom biedt de mogelijkheid om voorafgaand aan het indienen van een PRO voorstel een gesprek hierover aan te vragen of een concept te laten bekijken. Conceptaanvragen kunnen uiterlijk tot twee weken voor de inleverdatum in behandeling genomen worden. De adviezen van Stroom aan de aanvrager zijn nadrukkelijk aanbevelingen en staan los van de uiteindelijke beoordeling van de adviescommissie PRO regelingen.

Adviescommissie PRO
De adviescommissie PRO beoordeelt de aanvragen en brengt hierover advies uit aan de artistiek directeur. De commissie bestaat uit meerdere leden die in wisselende samenstelling bijeenkomt. De leden zijn kunstenaars van binnen en buiten Den Haag, personen met een kunstbeschouwende achtergrond (critici, schrijvers, theoretici) of die beschikken over gedegen kennis van en actief zijn op het gebied van hedendaagse (beeldende) kunst en aanverwante disciplines. De samenstelling van de commissie is te vinden op de website van Stroom.

Beoordeling
Bij een PRO aanvraag brengen vijf leden van de commissie op basis van specifieke expertise een advies uit (de voorzitter en secretaris hebben geen stemrecht en geven geen advies). Deze vijf adviserende leden van de commissie ontvangen ter voorbereiding van de vergaderingen kopieën van de aanvraag. Op basis van de aanvraag, de begroting en de aangeleverde documentatie komt de commissie tot een advies. Belangrijke beoordelingscriteria zijn de kwaliteit van het werk, het belang van het ingediende voorstel, de bijdrage aan (verbetering en versterking van) het Haagse kunstklimaat, het vergroten van de zichtbaarheid van Haagse kunst en kunstenaars. Indien de commissie niet voldoende duidelijkheid heeft gekregen over het voorstel, kan zij besluiten om aanvullende informatie op te vragen of eventueel de aanvrager uit te nodigen voor een mondelinge toelichting.

Afhandeling
De aanvrager ontvangt na de beoordeling in de adviescommissie PRO een formele toekennings- of afwijzingsbrief. De aanvrager kan na ontvangst van deze brief aangeven of hij/zij een schriftelijke argumentatie wenst te ontvangen. Bij een negatief advies kan de aanvrager het voorstel niet opnieuw indienen (ook niet in gewijzigde vorm). Wel kan de aanvrager bij een negatief advies binnen 6 weken na dagtekening van de brief dan wel van de schriftelijke argumentatie reageren en een verzoek tot heroverweging aanvragen op basis van nieuwe informatie, invalshoeken en gezichtspunten. Dit verzoek beslaat maximaal 2 pagina's A4. Het verzoek wordt behandeld in de eerstvolgende vergadering van de adviescommissie. Voorwaarde bij een verzoek tot heroverweging is dat het project bij behandeling in de adviescommissie nog niet is aangevangen.

Voorwaarden en bepalingen bij toekenning aanvraag
Bij toekenningen gelden de volgende voorwaarden en bepalingen. 

Vaststelling en betaling financiële bijdrage
De financiële bijdragen vanuit de PRO regelingen worden uitbetaald met een voorschot-declaratiesysteem. Dit houdt in dat bij toekenningen een voorschot van 80% van het toe te kennen bedrag kan worden uitbetaald. De resterende 20% wordt uitbetaald nadat het inhoudelijke verslag en financiële verantwoording zijn ontvangen en goedgekeurd door de commissie. Het inhoudelijke verslag en financiële verantwoording dienen uiterlijk 3 maanden na afloop van het project/programma/ werkplan te worden ingediend. De toekenning is geldig tot twee jaar na de betreffende vergaderdatum. Wanneer blijkt dat de toekenning ten onrechte heeft plaatsgevonden zal Stroom Den Haag de toekenning intrekken. Wanneer blijkt dat de toekenning voor een te hoog bedrag heeft plaatsgevonden zal Stroom Den Haag de toekenning verlagen en het teveel uitbetaalde terugvorderen. In het geval dat het project niet is gerealiseerd binnen de vervaltermijn wordt het gehele voorschot teruggevorderd. Wanneer in de ingediende begroting ook andere financiële bijdragen/financieringsvormen zijn opgevoerd om het voorstel te financieren, verwacht Stroom dat de ontvanger van de toekenning deze financieringen zal weten te verkrijgen. Toekenningen van financiële bijdragen boven € 5.000 worden enkel toegekend op voorwaarde dat de dekking van het project voor minimaal 30% door bijdragen van derden wordt gevormd, zoals in de begroting is aangegeven. Blijkt dit percentage niet te zijn behaald op het moment dat de ontvanger de eindafrekening van het project bij Stroom indient, dan wordt de maximale financiële bijdrage vanuit de PRO regeling vastgesteld op € 5.000.

Verzoek tot verlenging project
Als het project niet voor de vervaldatum kan worden gerealiseerd, dient de ontvanger van de toekenning een verzoek tot verlenging in bij Stroom.

Tussentijdse wijziging toegekend project
Wijzigingen in het project, zowel van financiële als inhoudelijke aard, behoeven de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Stroom. Wanneer op enig moment in het project/programma/werkplan substantiële wijzigingen optreden in de uitvoering, de begroting en het dekkingsplan, dient de aanvrager dit vooraf schriftelijk door te geven. Op basis van de voorgestelde wijzigingen zal worden bepaald of de toegekende financiële bijdrage daarvoor kan worden aangewend. 

Tussentijdse wijziging woonplaats
Indien op enig moment gedurende de projectperiode een wijziging optreedt in de woonplaats van de aanvrager (bijvoorbeeld omdat deze uit Den Haag verhuist en zich elders vestigt), kan daarmee het ‘Haagse belang' van het voorstel in het geding komen. Bij verhuizing naar een andere woonplaats dient de aanvrager dit dan ook direct schriftelijk door te geven. Op basis van de nieuwe situatie en de status van het project zal dan worden bepaald of de toegekende financiële bijdrage alsnog kan worden aangewend, geheel of gedeeltelijk.

Evaluatie
Voor de PRO regelingen wordt een verantwoording achteraf gevraagd. Dat gebeurt in de vorm van een schriftelijk inhoudelijk verslag met relevante documentatie en een financiële verantwoording.

Inhoudelijk verslag
Het inhoudelijk verslag bevat een samenvatting van het oorspronkelijke voorstel, een beschrijving van de daadwerkelijke uitvoering van het project/programma/werkplan en een evaluatie van de resultaten, inclusief bevindingen en conclusies. Het inhoudelijk eindverslag bedraagt maximaal 2 pagina's A4 en dient te worden opgesteld op basis van het format eindverslag, dat beschikbaar is op de website van Stroom. Bij de evaluatie van een publicatie dient de aanvrager tevens twee exemplaren van de publicatie te overleggen. Deze exemplaren worden eigendom van Stroom.

Financiële verantwoording
De financiële verantwoording dient te worden opgesteld op basis van de modelbegroting, zoals te vinden op de website van Stroom. De financiële verantwoording bestaat uit een staat van baten en lasten die op dezelfde wijze is opgesteld als de ingediende begroting, zodat de begrote en werkelijke baten en lasten goed kunnen worden vergeleken. 

• De ontvanger van de financiële bijdrage dient grote afwijkingen te verklaren. 

• De ontvanger verstrekt op verzoek van Stroom alle gegevens die nodig kunnen worden geacht voor het uitvoeren van een financiële controle.

• De ontvanger draagt er zorg voor dat zijn accountant of administratiekantoor medewerking verleent aan de door of vanwege Stroom verrichte (controle-) werkzaamheden.

• De ontvanger draagt er zorg voor dat de administratie met betrekking tot het project op deugdelijke en overzichtelijke wijze wordt gevoerd en dat deze een juist en actueel beeld geeft van de baten en lasten van het project. In deze administratie zijn van alle baten en lasten deugdelijk opgemaakte stukken aanwezig, waaruit de aard en de omvang van de geleverde goederen en diensten en de inkomsten duidelijk blijken. 

• De ontvanger zorgt ervoor dat de administratie gedurende twee jaar na vaststelling van de financiële bijdrage wordt bewaard en kan worden ingezien door Stroom.

Digitaal indienen evaluatie
De evaluatie (dat wil zeggen het inhoudelijk en financieel eindverslag en beeldmateriaal) dient digitaal te worden ingediend. Voor indiening gelden de volgende voorwaarden:

• het het inhoudelijk en financieel eindverslag dienen te worden aangeleverd in pdfbestand, met als maximale grootte 5 Mb;

• het beeldmateriaal dient als apart bestand te worden aangeleverd. Hiervoor geldt geen maximale grootte.

Documentatiemateriaal
Meegestuurde documentatie wordt formeel eigendom van Stroom Den Haag. In geval van schetstekeningen, dummies, publicaties en maquettes biedt Stroom de mogelijkheid van teruggave na behandeling van de aanvraag. Daarbij geldt als voorwaarde dat de aanvrager bij de documentatie een voldoende gefrankeerde retourenvelop bijvoegt. Stroom Den Haag is niet aansprakelijk voor eventuele beschadiging of verlies van documentatie. 

Bij alle PRO-toekenningen moet aan het einde van de projectperiode een PRO-eindverslag worden aangeleverd. Aanvragers dienen hiervoor een standaard format te gebruiken:
>> download hier Format Inhoudelijk eindverslag PRO Subsidie (Word)

Aanvragen indienen uiterlijk op zondag 9 februari 2025, zondag 11 mei 2025, zondag 17 augustus 2025 en zondag 9 november 2025.

Aanvragen?

- download hier Aanvraagformulier2025 (.pdf)
- download hier Modelbegroting Kunstprojecten-publicaties (.xlsx)

Aanvragen indienen uiterlijk op zondag 9 februari 2025, zondag 11 mei 2025 en zondag 9 november 2025.

- download hier Aanvraagformulier2025 (.pdf)
- download hier Modelbegroting Onderzoek (.xlsx)

Aanvragen indienen uiterlijk op zondag 30 maart 2025 en zondag 17 augustus 2025.

- download hier Aanvraagformulier2025 (.pdf)
- download hier Modelbegroting Kunstprogramma (.xlsx)

Aanvragen indienen uiterlijk op zondag 30 maart 2025 en zondag 28 september 2025.

- download hier Aanvraagformulier2025 (.pdf)
- (download Format Invest 2025 (Word)
- download hier Modelbegroting Invest (.xlsx)